Aanpassing bedragen forfaitaire verblijfsvergoedingen buitenland vanaf 01 oktober 2017

De vergoedingen die werkgevers aan hun personeel of vennootschappen aan hun bedrijfsleiders betalen als terugbetaling van de zogenaamde “verblijfskosten” voor beroepsdoeleinden in het buitenland, worden fiscaal als niet belastbaar aangemerkt op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de werkelijke verplaatsingen en deze niet hoger zijn dan vergelijkbare forfaitaire vergoedingen die de het Ministerie van Buitenlandse zaken aan haar ambtenaren van de ‘carrière hoofdbestuur’ toekent. Indien hieraan voldaan wordt, worden ze evenmin voor de sociale zekerheid als loon aangemerkt.

Het moet hierbij gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken.

Deze bedragen worden geacht de kosten van de maaltijden en van de andere kleine uitgaven (plaatselijk vervoer, versnaperingen,…) te vergoeden. Zij dekken niet de overnachtingskosten, noch de verplaatsing- of reiskosten naar het buitenland en terug.

Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen dienstreizen van maximum 30 dagen en dienstrezen van meer dan 30 dagen.

• Dienstreizen van maximum 30 dagen

Er geldt een algemeen forfaitair bedrag van € 37,18 als minimum. Dit bedrag mag dus altijd toegepast worden voor landen waarvoor op basis van de landenlijst een lager bedrag van toepassing zou zijn (wat niet snel het geval is).

De tabel die mag geraadpleegd worden is deze van categorie 1.

De volledige forfait mag slechts in de volgende gevallen worden betaald :

• Voor elke volle dag van afwezigheid (= dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis);
• Voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren :

De duur van de dienstreizen moet worden berekend op basis van de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van functioneren tot het uur van terugkeer. Voor een afwezigheid minder dan 10 uren, wordt enkel de terugbetaling op basis van de kosten die blijken uit bewijsstukken, als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever/vennootschap aangemerkt.

Indien naast de overnachtingskosten ook uitgaven voor maaltijden of kleine kosten worden terugbetaald, dan moet het forfaitair bedrag als volgt verminderd worden :

• 15% als het ontbijt in de overnachtingskosten inbegrepen is;
• 35% voor het middagmaal;
• 45% voor het avondmaal;
• 5% voor de kleine uitgaven.

Voor dienstreizen die langer dan 24 uren duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, slechts ten belope van de helft als kost eigen aan de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op de halve dagvergoeding moeten de bovenstaande verminderingen niet worden toegepast.

Wat met logementsvergoedingen ? De fiscus laat niet toe hiervoor de forfaits van de overheid te gebruiken. Indien deze worden terugbetaald, dan kan dat enkel op basis van bewijsstukken.

• Dienstreizen van meer dan 30 dagen

Sinds een aantal jaren kunnen ook kostenvergoedingen toegekend worden voor dienstreizen langer dan 30 kalenderdagen. De bedragen voor deze dienstreizen liggen lager dan voor de ‘korte’ dienstreizen. De tabel die hiervoor moet worden geraadpleegd, is deze voor ‘categorie 2 : de naar het buitenland uitgezonden agenten’.

In dat geval moet rekening gehouden worden met volgende voorwaarden :

• De vergoedingen mogen enkel worden betaald voor buitenlandse dienstreizen tot een maximumperiode van 24 maanden;
• De betaling van de forfaitaire vergoedingen moet stoppen van zodra de werknemer of de betrokken bedrijfsleider zich vestigt in het buitenland.

Overzicht van de bedragen voor een aantal belangrijke landen :

Voor andere landen, kan u steeds uw dossierverantwoordelijke of de A&B Adviescel contacteren.